PROCUREMENT

WAT IS PROCUREMENT?

Zoals eerder aangegeven geeft inkoopbeleid structuur aan alle inkoopstromen binnen een organisatie. Dit gebeurt in overleg en overeenstemming met de interne logistiek en betrokken afdelingen.

Maximaal rendement met zo min mogelijk bewegingen. Ook wel supply chain genoemd.

Procurement is meer dan het operationeel uitvoeren van inkoopactiviteiten. Een organisatie die procurement goed inzet kan daadwerkelijk waarde toevoegen in zowel interne- als externe processen. Het gaat over beïnvloeden en onderhandelen, waarbij je als inkoper de relatie opbouwt met belangrijke stakeholders en leveranciers.

Het levert toegevoegde waarde aan de eigen organsiatie.

Waarom is Procurement van toegevoegde waarde?

Strategisch nadenken over het inkoopbeleid zorgt ervoor dat er niet wordt ingekocht op basis van onderbuikgevoel of van de afdeling die het hardst kan schreeuwen! Er dient daadwerkelijk van te voren worden nagedacht als een aankoop moet wordt gedaan. In veel gevallen zijn er al contracten afgesloten, waarmee afspraken (bijvoorbeeld over kortingen) zijn gemaakt met leveranciers. Dit worden de ‘preferred suppliers’ genoemd; leveranciers waar iedereen in de organisatie zijn of haar aankopen gedurende de contractduur moet doen.

En bedenk dat het inkopen al bij je leveranciers zelf begint ......!

De inkoper kan zich verder bezighouden met het daadwerkelijke inkopen en de interne medewerkers kunnen en mogen de afroepen binnen de gemaakte afspraken doen. Dit dient bij voorkeur zoveel mogelijk geautomatiseerd te worden gedaan middels een inkoop automatiseringsysteem welke gekoppeld in aan het financiele systeem. Centraal organiseren, decentraal borgen.

Zulke afspraken zorgen ervoor dat het lukraak inkopen van spullen door de budgethouders en andere medewerkers wordt voorkomen. Dit wordt ook wel "Maverick buying" genoemd en zorgt namelijk voor verspilling van financiële middelen wat geen enkele organisatie zich wil permiteren!

Alleen al door contracten met ‘preferred suppliers’ af te sluiten heeft een inkoper al grote, toegevoegde waarde in het succes van de organisatie. Maar hij of zij kan nog een stap verder gaan namelijk het optimaliseren van de inkoopactiviteiten met behulp van contractmanagement.

Contract management

Iedere organisatie heeft met haar leveranciers van producten en/of diensten afspraken gemaakt die vastliggen in contracten. Aan de totstandkoming van de contracten wordt meestal met grote zorg aandacht besteed.

In de praktijk blijkt vaak, dat het contract na het afsluiten ervan in een dossier verdwijnt en pas weer tevoorschijn wordt gehaald als er problemen zijn of als het contract moet worden opgezegd. Er kan echter veel ergernis worden voorkomen én geld worden bespaard als een contract goed wordt gemanaged. Een definitie van "contractmanagement" is kortweg:

“Het beheersbaar maken en houden van contracten waardoor optimale uitnutting mogelijk is”

Contractmanagement is een vak op zich. Grote organisaties kennen speciaal opgeleide contract-managers; zij hebben een belangrijke monitorfunctie en zorgen ervoor dat optimaal gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheden van een contract. Zij sturen zowel leveranciers als gebruikers op strategisch, tactisch en operationeel niveau aan op contractinhoud en –voorwaarden en passen zonodig contracten aan.

Er zijn prima softwarepakketten op de markt, die ervoor kunnen zorgen dat contractgegevens worden vastgelegd en die bijvoorbeeld een signaleringsfunctie hebben als contracten (binnenkort) moeten worden hernieuwd. Een dergelijk systeem kan voorkomen dat contracten onbedoeld blijven doorlopen, maar kan niet de actieve "monitorfunctie" vervullen.

Hoe, dat vertel ik u graag !

PROCUREMENT 2025

Wat is dan PROCUREMENT 2025?

Procurement 2025 is de optimalisatie van het gehele inkoopproces welke zich niet beperkt ot de algemeen bekende 6 stappen, tw: specificeren, selecteren, contracteren, bestellen, bewaken en nazorg, maar begint al veel eerder....

Bedenk je dat de inkoop al begint bij je toeleveranciers ......!

Dit leg ik u graag in een persoonlijk gesprek nader uit! Maar ook de nazorg stopt niet nadat het product of dienst in binnen gekomen. Nee, het eindigt pas nadat een product volledig is afgeschreven en is vervangen dan wel een dienst is opgeleverd en afgerond! Hierbij is contractmanagement onontbeerlijk!

Tevens houdt Procurement 2025 in dat de gehele supply chain meeloopt in dit proces. Een goede onderlinge afstemming tussen afdelingen is een vereiste!

De supply chain begint overigens niet pas op het moment dat goederen het pand binnenkomen! Nee, veel eerder...... Wanneer dan? Dat vertel ik u graag.

Dit alles draagt er voor zorg dat u als organisatie in control komt maar ook blijft! Dit geldt voor ieder bedrijf. Dus ook uw klanten maar zeker ook uw leveranciers. Het is per slot van rekening een keten waarin wij ons gezamenlijk in bevinden.

Waar hebben we het hier nu over?

• Verander management
• Leveranciers management
• Keten management
• Contract management
• Asset management
• Optimalisatie eigen automatiseringssyteem ERP/MRP
• Medewerkers management
• Klant management

 

En ja, dit betreft een investering, maar een investering die op korte termijn in veelvoud wordt terugverdiend. Ik leg u graag uit hoe we dit gaan doen.

EMC staat dan ook voor
Extra Money Creator!